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Gmail邮箱的16个秘密功能教学:学会最高效率的邮件管理 电脑版Gmail 离线功能正式推出
2020-03-01 00:10:58

Gmail 推出了大更新,除了外观大改版之外,也推出很多新功能,其中一项悄悄推出的新功能就是离线邮件服务。开启了这个功能后,大家即使没有连上网络,也可以在Gmail 里搜寻、开启旧邮件以至写新邮件。

要使用离线邮件功能,就必须使用电脑版Google Chrome 版本61 以上,其他浏览器就不支援。想开启这个功能,大家只要点选右上角的齿轮图示>选择「设定」>点击「离线设定」,勾选「启用离线邮件服务」,然后页底按「储存变更」键便可。

在设定时,大家可以选择储存7 天、30 天以至90 天内的电邮在电脑里,甚至连附件都可以储存下来。而如果写新邮件,就会储存在电脑直到一连上网络就会逐一寄出。而在安全性方面,大家就可以决定登出Gmail 后离线电邮和附件应该保留还是删除。


Google的Gmail可能是近几年来大家使用率最高的邮件系统之一,当年很多人因为它强大的垃圾邮件过滤功能转而使用,不过也因为一开始大家只看到邮件过滤,而可能忽略了活用Gmail可以使用的特殊方法与功能。
作为Google云端工作平台的一员, Gmail负担的不只是邮件收发,也要负责与Google云端硬碟和Google日历连动的任务处理和排程需求,因为这种特殊性,Gmail中隐藏了许多高效率的专属功能,或许长期使用Gmail的朋友也不一定发现。
今天这篇文章,我想分享的是自己多年来使用Gmail的经验里觉得非常有用的16个特殊功能,值得大家好好研究。
不过在除了知道有哪些隐藏的、附加的特殊功能外,我也建议大家搭配电脑玩物陆续分享过的「 Gmail 管理策略」一起使用才能发挥Gmail 真正的功力

1. 整理Gmail邮件的最佳方法:Gmail收件匣自动分类活用,不需手动懒人整理邮件方法
如果你在使用其他电子邮件系统时遇到了邮件杂多凌乱,无法有效找到重要邮件,于是也无法专注在关键任务处理的难题,那么Gmail内建的自动分类功能,就是帮我们找出重点邮件。
可是如果你在应用Gmail自动分类功能时,觉得他的需求还无法完全满足你,那么建议看看我上面提供的那篇文章。
透过这个自动分类,整理Gmail不再需要我们自己浪费时间与精力,而收件匣可以保持清爽聚焦,处理重点任务时更加得心应手。

2. 利用Gmail工作表排程处理:如何利用Gmail Tasks工作表规划邮件分工处理流程?心得分享 
如果你的工作对于邮件处理有更高层级的要求,不只是把邮件回覆完而已,还可能需要排程邮件到某一天时再处理,或是持续追踪某一封重要邮件的进度。这时候,你应该要知道Gmail里面有一个「工作表」的功能,值得好好利用。

3. 传送上千张照片相簿:Gmail无限制分享手机电脑照片!新增插入Google相簿
经由与云端空间的连结, Gmail也改变了我们寄送邮件附加档案的方式。如果在Gmail里想要寄送大量照片,甚至这次活动出游的几百张照片给朋友、同事,最好的方式就是利用内建的「Google云端相簿」。
用邮件分享照片,就再也没有档案数量、大小的限制,对方甚至可以随时看到我们后续在相簿里新增的照片内容

4. 附加超大档案文件:Gmail开始支援直接编辑Office附件
Gmail透过跟Google Drive云端硬碟的连动,也改变了我们工作上用电子邮件附加档案传送重要文件时的沟通难题,除了没有文件大小的限制,能够一次传送更多、超大档案外,我们也不用因为文件需要更新而彼此不断反覆寄信,最后搞乱档案版本,也造成大家的沟通困扰。
在Gmail中如何利用内建的Google Drive功能,直接分享云端文件、即时协同编辑、云端储存附加档案、云端编辑Office文件附档,并且不需透过再次、三次邮件就能让团队成员保持后续的档案更新,推荐大家一定要看看小标题这篇文章提供的功能。

5. 善用新邮件浮动撰写视窗:Gmail撰写新邮件功能大升级!浮动视窗写信更快更方便
Gmail 把撰写新邮件的视窗变成右下方的浮动弹出画面后,撰写新邮件就变成一件更有效率的动作,这个新功能最好的利用方式,就是一边撰写新邮件,一边在背后的邮件匣里搜寻相关工作的旧邮件,互相对照参考,写邮件时不再需要为了切换视窗而烦恼

6. 如何离线处理Gmail邮件:Offline Google Mail离线版Gmail
Gmail虽然是云端邮件,但是可不可以离线工作呢?可以的,因此像是我在云端的Google Chromebook笔电上,一样可以离线撰写Gmail邮件、查看Gmail邮件。
只要安装上面这篇文章提到的Google自制套件「离线版Gmail 」,就会自动储存最近收到的邮件,提供离线读取功能,也能在离线介面中先撰写好邮件草稿,事后上网时再寄出

7. 善用邮件联络人附加资讯:强化Gmail联络人商务名片
Gmail在查看邮件时也提供了很有用的附加资讯,在邮件内文的右方,会显示这个寄件者相关的连络人资讯,以及最近我和他的通信内容。
这个好用的附加资讯,可以让我在处理邮件时,快速打电话、传讯息给对方,或是快速找到我们上一次工作时处理的附加档案文件,让工作的进展更顺利。

8. 快速退订电子邮件:Gmail内建「取消订阅」让你一键退订电子报!功能实测心得
有时候我们收到的额外邮件不一定是垃圾邮件,也可能是我们之前订阅,但是现在不想续订的资讯,可是要回到当初的服务去退订其实有点麻烦。而在Gmail 中,我们可以注意看看收到的邮件寄件者附近,有时候会出现「取消订阅」的连结,帮助我们快速退订某些电子报或工具更新讯息。

9. 即时反悔寄出的邮件:别再误发失礼邮件!一定要开启的Gmail取消传送功能
这是一个我建议一定要根据我上面这篇文章的教学,在Gmail 中开启的「反悔」功能,让我们不小心或手快按下寄出后,临时发现有什么需要修改的地方,可以立刻按下复原反悔,收回刚刚寄出的邮件。

10. 自订我的不同寄件人帐号与邮件签名档:  Gmail邮件签名终于支援自订字体、颜色、图片与区分发信帐号 
你知道从Gmail寄出的邮件,我们的寄件人帐号不一定只能使用Gmail帐号,也可以使用公司或你其他的邮件帐号吗?
而且我们还可以帮每个邮件帐号设定不同的签名档,在Gmail里就可以直接完成不同邮件帐号的发信中心。 方法很简单,在Gmail的设定里,找到「帐户和汇入」页面,在「以这个地址寄送邮件」项目中「新增您的另一个电子邮件地址」。 这样一来,我就可以在Gmail里使用不同的非Gmail邮件帐户发信,例如我的公司信箱帐号发信。 而且更棒的是,对方收到邮件后看到的寄件者是我的公司信箱,可是对方如果选择直接回信,这封邮件一样会寄回我的Gmail里!这么方便的功能一定要学起来。

11. 快速切换多个Gmail帐号:Google Multiple Sign-in同时开双Gmail,多重帐号登入功能笔记
若是另外一种情况,我有多个Gmail 帐号信箱,并且工作与私人之间常常要切换处理,那么这时候Gmail 一样提供内建的快速切换多帐号功能,让我们处理不同信箱邮件。

12. 授权其他使用者帮我收信发信
另外一个隐藏版Gmail好用功能,就是如果我很忙,或是有团队合作需要,我可以授权家人、同事帮我处理我的Gmail邮件。
一样是到Gmail设定里的「帐户和汇入」,找到「授权以下使用者存取我的帐户」项目,新增其他帐户,输入对方的邮件地址,完成后续的认证,就能让对方拥有读取、删除、寄送我的Gmail的权限!

13. 预设为回覆所有人
你常常在团队沟通的来往邮件里,回信时忘记「回覆给所有人」,导致某些讯息只传给某个人看,而团队其他伙伴没收到吗?
这时候记得到Gmail设定中的「一般设定」,在「预设的回覆模式」勾选「回覆所有人」,就能在每次回信时,自动回信给前封邮件里的所有收信人。

14. 大绝招,休假自动回覆
现代人可能愈来愈难区分工作与生活时间,很多职业都必须在周末也专注有没有收到重要邮件。但是,如果现在真的是我们「年度重要休假」的时间,不仅我们不想收到工作邮件,也可能休假的地方真的不方便收信,那么记得去开启「休假回覆」功能。
在Gmail的「一般设定」里就能自订休假自动回覆,让这段时间来信的人知道我们什么时候会回到工作冈位,什么时候可以回信给他们。

15 .如何活用Gmail Android App:Gmail Android App你可能不知道的10个邮件效率技巧
前面分享的主要都是Gmail 网页版上的功能,但是面对现在愈来愈常发生的行动工作需求,那么上面这篇我在电脑玩物撰写过的Gmail App 技巧攻略,相信可以让我们在Android 上也能完成这篇文章里提到的需求超级便利的工作技巧。

16. 搭配新世代任务管理Google Inbox:完全解密Google Inbox !十大功能改造Gmail实测教学
最后一个Gmail秘密功能,我要跟大家推荐的是「 Google Inbox 」这个独立的Google新邮件任务管理系统。Inbox或许没有上述那么多Gmail强大的功能,但是Inbox前瞻的提出了一个他自己独有的特色:「智慧型的任务时间管理系统」。
如果说你也跟我一样,觉得邮件的目的不是收发信,收发信只是一个执行动作,而他背后的目的是「完成我们的任务」。那么我推荐你试试看Google Inbox ,他正是偏重在如何更聪明、有效的帮助我们完成任务上。
以上,就是我推荐Gmail使用者一定要知道的16个特殊的、有用的,或是隐藏的功能,每个功能对我来说,现在都还是会使用到的技巧,里面有你还没善用的吗?希望可以帮大家完成更高效率的邮件管理。